1. Meyakini otentikasi L/C
a. Advising bank menerima L/C dari opening bank, pada umumnya berasal dari bank yang mempunyai hubungan koresponden, sehingga advising bank dan opening bank mempunyai agency arrangement tentang bagaimana menentukan apakah L/C yang diterima otentik.
b. Dapat juga terjadi advising bank menerima L/C dari opening bank yang tidak ada hubungan koresponden, karenanya tidak ada agency arrangement sehingga tidak dapat melakukan otentikasi atas L/C yang diterimanya. Dalam hal ini advising bank dapat menggunakan jasa bank lainnya yang ada hubungan koresponden dengan opening bank untuk memintakan otentikasi atas L/C tersebut.
Bank yang memberikan otentikasi atas suatu L/C bertanggung jawab atas kebenaran L/C tersebut, sehingga bila dikemudian hari ternyata L/C tersebut palsu, bank pengotentikasi bertanggung jawab atas hal-hal yang ditimbulkan L/C palsu tersebut. hal ini di atur dalam UCP 600 pasal 9.
2. Menentukan sikap mediasi L/C
a. Advising bank dapat memilih sikap untuk bersedia meneruskan L/C yang diterima ke beneficiary atau tidak bersedia meneruskannya. Jika tidak bersedia berkewajiban untuk memberitahukan kepada opening bank tentang ketidak bersediaan tersebut, hal ini diatur UCP 600 pada pasal 9.e
b. Dalam sikap yang diambil meneruskan L/C tersebut kepada beneficiary harus diyakini otentikasi L/C seperti tersbut pada butir 1 di atas.
c. Beneficiary dapat dibedakan menjadi 4 (empat) kemungkinan yaitu: Pertama, beneficiary adalah nasabah advising bank yang bertransaksi L/C hanya pada advising bank kita istilahkan “beneficiary setia”. Kedua, beneficiary yang melaksanakan transaksi L/C tidak hanya di satu bank, kita sebut saja “beneficiary realistis”. Ketiga, beneficiary yang bukan nasabah advising bank, jalas nasabah bank lain, kita sebut saja “beneficiary luar”. Keempat, beneficiary bukan nasabah dan juga belum jelas nasabah bank mana, kita sebut saja “beneficiary propektif”. Terhadap type beneficiary masing-masing dapat ditentukan sikap sebagai berikut:
i. Beneficiary setia
Terhadap beneficiary ini, L/C diteruskan dengan memberikan keistemewaan, misalnya mengenai tarif penerusan L/C di bawah dari tarif type beneficiary yang lainnya, kalau mungkin dibebaskan sebab advising bank akan mendapatkan fee base income dari negosiasi hasil ekspor dari L/C tersebut.
ii. Beneficiary realistis
L/C diteruskan kepada beneficiary type ini dengan mengenakan tarif handling fee yang berlaku. Jika availability dari L/C adalah non restricted atau any bank, pihak advising bank harus dapat meyakinkan kepada beneficiary bahwa bank anda pelayanannya baik dan tarif bersaing. Jika availability dari L/C restricted pada bank lain, kenakan tarif handling fee tertinggi.
iii. Beneficiary luar
Beneficiary type ini sudah diketahui dengan jelas bahwa ia adalah nasabah bank lain, terindikasi pada availability bahwa restricted pada bank tertentu. Umumnya L/C diteruskan kepada beneficiary melalui bank dimana beneficiary menjadi nasabah. Tarif penerusan dokumen biasanya dibayarkan oleh bank, karena itu lazimnya asli L/C dikirimkan ke bank tersebut.
iv. Beneficiary propektif
Type beneficiary yang transaksi perdagangan luar negeri yang dilakukannya masih belum menetap disuatu bank. Dapat terjadi pada beneficiary pemula, dapat juga pada perusahaan yang sudah lama tetapi sedang mencari bank lain tempat menyalurkan bisnis internasionalnya. Menyikapi beneficiary seperti ini, berikan penjelsan yang rinci tentang pelayanan dan kemudahan serta ketentuan yang menjadi unggulan bank anda dengan bank pesaing. Misalnya net work koresponden, tarif dan kecepatan dan profesionalisme aparat bank anda serta langkah-langkah dalam menghadapi kegagalan atau kendala penyelesian transaksi.
3. Menilai prospek L/C
Setiap L/C yang masuk dapat dinilai prospeknya meliputi: Peratama, kredibilitas issuing bank. Kedua, reputasi buyer. Ketiga, Prospek komoditi. Keempat, terms and condition L/C.
a. Kredibilitas issuing bank
Anvising bank, jika akan mengambil sikap melaksanakan negosiasi atas dokumen ekspor dari L/C yang diteruskannya, harus mengkaji kredibilitas dari issuing bank. Krebilitas tersebut terukur dari performance issuing bank terindikasi pada reseprositas dengan bank yang bersangkutan terutama terkait dengan lalu lintas pembayaran transaksi L/C.
b. Reputasi buyer
Advising bank dapat menelusuri reputasi buyer dari transaksi-transaksi yang pernah berlangsung dengan buyer yang bersangkutan melalui eksportir lainnya, baik di kantor cabang advising bank maupun data yang terhimpun di kantor pusat advising bank. Tranasksi international trade sentralisasi, sehingga kantor pusat advising bank mempunyai rekam jejak dari buyer setiap komoditi di seluruh dunia yang pernah melalui advising bank seluruh Indonesia.
c. Prospek komoditi
Komoditi yang diperdagangkan dinilai apakah termasuk komoditi yang sedang laris, komoditi yang tidak/rentan terhadap mode, komoditi yang mudah rusak, komoditi konsumsi, komoditi dipakai dalam waktu lama dan lain sebagainya.
d. Terms and condition L/C
Adakah syarat dan kondisi L/C yang sulit untuk dipenuhi oleh beneficiary. Bila ada segera diinformasikan kepada beneficiary agar segera menyiapkan langkah untuk memenuhi syarat dan kondisi tersebut, agar pada saat pengajuan dokumen semua syarat dan kondisi tersebut telah terpenuhi.
4. Mempersiapkan penyelesain pembayaran L/C
Penyelesaian pembayaran meliputi kegiatan: Pertama, menerima dokumen. Kedua, memeriksa dokumen. Ketiga, pelaksanaan penyelesaian pembayaran. Keempat, reimburse dan mengirim dokumen ke issuing bank.
a. Menerima dokumen
Dokumen-dokumen diajukan oleh beneficiary kepada asvising bank jika advising bank adalah nominated bank sebagai negotiating bank. Ketika menerima dokumen-dokumen harus dapat diyakini bahwa semua dukumen telah diserahkan oleh beneficiary dalam keadaan lengkap (complied), sesuai dengan yang disyaratkan oleh L/C. Untuk itu siapkan cek list dan tanda terima kepada beneficiary. Kurang cermat menerima dokumen-dokumen akan mengakibatkan terhambat/terlambat melakukan penyelesaian pembayaran, misalnya dengan harus memberitahukan susulan kepada beneficiary bahwa ada dokumen yang kurang. Untuk melengkapi kekurangan dokumen tersebut perlu waktu, apalagi di kota-kota besar yang selalu dihiasi dengan kemacetan lalu lintas.
b. Memeriksa dokumen
Dokumen-dokumen yang telah lengkap tersebut butir “a” di atas, diperiksa dengan seksama adakah semua dukumen telah benar (correct) sesuai yang dipersyaratkan oleh L/C. Apakah isi yang terkandung di dalam seluruh dokumen satu dengan yang lain selaras tidak berbeda, tidak saling bertentangan (concistent). Jika terdapat discrepancies sepanjang masih dapat dikoreksi segera informasikan kepada pihak penerbit dokumen via beneficiary untuk segera melakukan koreksi. Bila terdapat discrepancies yang un correctable hendaklah ditempuh jalan sesuai kondisinya; misalnya meminta izin issuing bank atau dilakukan tindakan collection (dengan persetujuan beneficiary)
c. Pelaksanaan penyelesaian pembayaran
Dalam hal dokumen-dokumen complying presentation, kemungkinan negosiasi dapat atas dasar sight, Usance.
Dalam hal terdapat discrepancies yang tidak dilakukan permintaan izin issuing bank atas persetujuan bebenficiary dilakukan collection dengan demikian belum dialksanakan pembayaran. Atau dalam hal beficiary termasuk belum dapat dipertimbangkan untuk transaksi ekspornya (lihat blog spot ini judul “7 LANGKAH MENERIMA PEMBAYARAN HASIL EKSPOR DENGAN L/C DARI BANK”) dilaksanakan dengan collection tentu dengan persetujuan beneficiary.
d. Reimburse dan mengirim dokumen ke issuing bank
Jika dilaksanakan negosiasi, kepada beneficiary dilaksanakan pembayaran sementara kepada issuing bank dimintakan penggantian pembayaran (reimbursement). Negotiating bank mengirimkan seluruh dokumen dengan menggunakan schedule of remittance, dimana di dalamnya disebutkan jumlah yang di tagih sesuai dengan tagihan beneficiary. Beneficiary menagih sesuai dengan ketentuan L/C. Dalam tagihan disebutkan jumlah harus di kreditkan ke rekening negotiating bank di derpositori koresponden.
Jika dilakukan dengan collection, pembayaran kepada beneficiary dilaksanakan setelah menerima kabar pembayaran dari issuing bank dan secara effektif telagh masuk ke rekening depositori koresponden.
5. Memantau penyelesaian pembayaran.
Pembayaran oleh issuing bank harus sudah dilaksanakan paling lambat 5 hari kerja bank setelah dokumen diterima oleh issuing bank (sesuai UCP 600). Sementara kepada beneficiary, setiap bank menentukan batas tolerasi yang berbeda, kapan paling lama waktu antara pembayaran dilaksanakan dan diteri oleh beneficiary sampai penggantian pembayaran diterima oleh negotiating bank dari issuing bank secara effektif masuk ke rekening negotiating bank di depository coiresponden. Batas waktu tersebut ditentukan oleh masing- masing bank ada yang 7 hari, 10 hari, 15 hari dan bahkan 1 bulan, tergantung kebijakan bank yang bersangkutan. Kebijakan ini ditentukan oleh management pendanaan bank (akan ditulis dalam blog spot ini dikesempatan berikut). Jika ternyata penggantian pembayaran dimakasud, yang ditandai dengan credit advice dari bank depository koresponden negotiating bank, lebih lama dari batas toleransi yang telah ditetapkan, maka negotiating bank berhak mendapatkan overdue interest setiap hari keterlambatan tersebut.
