Friday 20 November 2009

ENAM LANGKAH RESMI SALES CONTRACT

Di dalam melaksanakan transaksi international trade, umumnya terlebih dahulu dilakukan dengan sales contract yaitu kesepakatan bertransaksi antara pihak eksportir dan importir. Sales contract dapat formil atau informil yang selanjutnya diikuti secara formil. Sales contact informal, sebagai Pendahuluan misalnya secara lisan melalui komunikasi telepon. Agar semua pihak tidak menemukan kesulitian mencermati butir-butir yang disepakati, sales contract informil ini di cover dengan sales contract formil yaitu secara tertulis yang ditanda tangani kedua belah pihak.

Sales contract yang resmi melalui enam langkah berikut ini, walaupun dapat saja terjadi, langkah-langkah tersebut tidak mesti dilalui oleh setiap sales contract yang terjadi. Misalnya dalam kenyataan importir dan eksportir bertemu, kemudian tanpa melalui langkah pertama langsung membuat sales contract. Hal ini dapat terjadi, misalnya mereka bertemu di suatu pameran, langsung terjadi transaksi. Atau langsung ke langkah kedua, yaitu importir langsung inquiry, karena sebelumnya telah mengenal produk eksportir. Mungkin pula terjadi langsung ke langkah ketiga yaitu importir minta dikirim offer sheet, barang sudah dikenal, hanya minta penegasan harga dan spesifikasi barang.

Enam langkah resmi yang normal terjadi dalam transaksi international trade adalah:

Pertama; Promotion/ Introduction

Eksportir memperkenalkan barang dapat melalui sarana pameran dagang, pemasangan iklan, berpromosi melalui enternet atau mengirim surat kepada calon buyer. Pokok-pokok yang dapat dikemukakan pada promosi/introduction adalah:

1. Nama perusahaan eksportir, berikut alamat lengkap meliputi nama jalan, nomor telepon nomor fax, email, contact person.

2. Nama barang, merk barang, kualitas barang, spesifikasi barang, kemasan barang, jumlah/satuan barang, berapa jumlah dalam setiap kemasan. Harga barang kadang belum dikemukakan dalam promosi. Biasanya akan disebutkan pada langkah ketiga (offer sheet) bila telah ada calon importir yang benar berminat, karena akan menyangkut penyerahan barang (International commercial terms).

3. Manfaat/hasiat barang, jika produk yang baru pertama dikenal yaitu untuk produk ciptaan/penemuan baru.

Sebagai contoh dalam hal promosi diwujudkan dalam bentuk surat ditujukan ke calon buyer sebagai berikut:

Ref: Jakarta, 20xx

Dear Sir,

Allow us to introduce our company as manufacture and exporter for ………3)

We are enclosing herewith our colourful brochure of our product for your perusal.

We do hope the product will meet your requirement and we shall be very pleased to have your inquiry and valuable order in due time.

In case you need any further information, please do not hesitate to contact us.

Sincerely Yours.

Keterangan:

1. Alamat lengkap pengirim

2. Alamat lengkap tujuan

3. Nama komoditi

4. Nama penanggung jawab, tanda tangan dan stempel (bila ada)

Kedua; Inquiry

Respond dari importir atas introduction misalanya dalam bentuk surat sebagai berikut:

Ketiga; Offer Sheet/Pro forma Invoice

Setelah menerima inquiry eksportir mengirimkan offer sheet/pro forma Invoice yang berisikan sekurangnya description of goods, harga, pengepakan. syarat penyerahan, syarat pembayaran, serta masa berlakunya ini dari offer sheet.

Jenis Offersheet, ditinjau dari masa berlaku dapat dibedakan sebagai berikut:

1. Free offer (penawaran bebas):

a. tidak ada validity

b. tidak ada persyaratan khusus

2. Conditional free offer:

a. tidak mencantumkan batas waktu berlakunya

b. mencantumkan syarat khusus:

i. without engagement

ii. subject to our final confirmation

iii. subject unsold

iv. subject to Government approval

3. Firm offer:

a. mencantumkan validity time

b. memuat tanggal berakhir penawaran

Keempat; Order Sheet

Atas dasar pro forma invoice/offer sheet, importir memesan barang dengan menggunakan order sheet yang lazimnya sebagai berikut:

Kelima; Sales Contrac

Penyusunan sales contract seperti berikut:

Keenam; Sales Confirmation

Ditutup dengan langkah terakhir, yaitu importir menyetujui sales contract dengan memberikan konfirmasi berupa penanda tanganan di atas naskah sales contract.